迎新新看点丨2019数字化迎新凸显“以生为本”以心迎新

发布时间: 2019-09-01

 

“同学你好,欢迎你来山青院报到,请出示你的报到二维码!”今天一早,山青校园迎来了2019级新生报到,来自全国的4000余名学子将于今天正式走进山青校园,烙上山青印记!

 

 

今年,是学校招生录取工作的新高点,在4210名录取新生中,“00”后占总数的92.6%,为了迎接“00”后和亲友团的组团驾到,在学生工作部的统筹下,相关部门鼎力支持,提前做了深入而细致的迎新工作准备。校园里彩旗飞扬、人潮攒动,报到现场各项工作暖心温馨,忙而不乱、有条不紊。

在报到现场,不见往年扫码枪+电脑的标准配置,不见新生排长队的景象,录取通知书上也没有了二维码的踪影。新生和工作人员用手机就可以完成现场报到登记。

新生到校现场报到,打开手机微信企业号-迎新服务,出示个人动态二维码,各学院迎新工作人员和志愿者,使用微信企业号-迎新管理,使用“扫一扫”新生二维码即可完成报到登记。

 

 

 

 

“扫一扫”就能完成迎新报到登记工作,便捷、时尚、人性化的服务方式受到新生、家长及工作人员的一致赞赏。大家称赞数字迎新服务简化了工作流程,提升了操作体验,节省了办理时间,提高了工作效率。

数字迎新服务系统是学生工作部和信息化工作办公室合力打造,在学校多年使用传统迎新系统,调研了大量高校和业界不同厂家的基础上,坚持“以生为本”、“以心迎新”的教育和服务理念,前置入学教育、提高报到体验、改善迎新效率、完善数据统计分析,最终为学生在校全周期提供大数据支撑和服务的平台化、智能化学生服务和管理系统。

 

 

如何将迎新工作深度融入学校人才培养是学校一直思考的问题,通过信息化手段推动迎新工作的创新,提高服务质量,展现给新生不一样的校园文化、氛围和学校风貌,更好的服务新生、引导新生尽快的适应大学环境,提高迎新工作的效率,顺畅新生入学报到流程,提升新生对学校感知和归属感,是学生工作的重要创新。

 

 

为实现这一突破,学生工作部和信息化工作办公室自4月开始开展密集、深入的学习调研工作,组织专家论证,优化系统设计方案,于8月2日完成项目招标。为抓实项目落地,两部门组成联合项目组,采取有效的项目管理方法,指定专人担任校内项目经理,与中标方紧密配合,督促落实,制订并严格执行项目周会、项目日报制度,利用假期加班加点,紧锣密鼓开展系统开发和迭代更新工作。

 

 

 

 

系统设计以信息化、移动化的方式,简化繁杂的入学任务,优化迎新流程,提高办理效率,缩短办理时间。经过对迎新工作的分析,确认迎新工作的五大环节,针对各环节细化功能和操作,通过角色分配对迎新工作全流程进行拆分、整合,以服务新生为目标,着力实现迎新服务信息流程节点的全透明化,便于前期新生任务的使用和后期学生管理。

 

 

8月20日系统正式上线,新生使用手机,在家就可完成身份验证、信息填报、缴费方式、军训服装尺寸统计、问卷调查、入学相关材料等学习和事项办理,并可查阅青年领导力双学位班、入学安全教育、新生入学须知等内容,实现入学教育的前置,使新生入学前就能够充分地了解学校、了解专业,做好个人学业规划等,通过迎新系统将新生和学校、专业、班级、同班同学等紧密地联系在一起。新生还可以使用“结伴同行”自行与相同车次的同学结伴来校,提前进入了个人自我教育,培养学生多方面的能力。

 

 

 

在迎新工作的管理和组织中,每一位迎新工作教师都可以在移动端查阅自己的工作任务和进度情况,并且将志愿者管理纳入统筹范围,迎新工作教师可添加参与迎新工作的学生志愿者,统一分配志愿者任务。

系统支持全程的实时数据统计和分析,管理者可以更加精准的计划接站车次、时间,各车站新生分布,校园车辆高峰时段,了解新生生源地信息、男女比例、年龄结构、家庭相关信息等情况,通过可视化的形式对迎新数据进行分析,以图表直观展现新生概况。为便于各级领导、迎新工作人员了解迎新整体情况,设计和制作了迎新实况数据大屏,实时播报和展现迎新数据信息,包括报到人数、报到信息等各种维度的数据。

 

 

 

 

学生工作部部长石瑞宝说:这套系统确实提供了很大的便利,为校领导和各学院掌握迎新工作整体情况提供了依据。有了这套系统,学工部和各学院大大减轻了迎新数据统计的工作量,数据可视化的效果一目了然,提高了今年迎新工作的效率。通过系统,我们可以提前掌握新生来校方式和各车站人数分布,能够更精准的安排接站车辆和人员,减少了车辆和人员的冗余。今年还实现了来校车辆的概算统计,主管部门根据数据预测,提前制定车辆入校和停放方案,极大的保障了校园秩序的稳定。

信息化工作办公室主任王智勇说:数字迎新系统的上线运行是认真落实学校第三次党代会提出的“加快优化信息化整体布局和功能设计,提高信息化水平”的具体举措,也是在学校党委“一强化两拓展”发展战略的指引下,实现信息化工作服务人才培养、服务学生管理、服务分析决策,提升工作效率和现代化体验的积极尝试。信息化工作办公室将与业务部门一起继续探索“信息化+”人才培养和一站式服务,以信息流为核心,围绕流程的效率提升和价值的发掘创造两条主线开展工作。

 

 

今年的新同学张敏说,收到通知书,在家里就填报了数据,完成了相关任务,今天报到,扫码,领取了物品,2分钟就完成了报到手续,很方便。

数字迎新服务系统是我校学生工作创新的重要举措,学生工作部和信息化工作办公室将再接再厉,优化和完善数字迎新系统的流程和功能,继续探索信息化助力学生工作的方式方法,进一步拓展迎新工作在人才培养体系中的作用和价值。

山东青年政治学院大学生新闻中心

图文来源:学生工作部 信息化工作办公室

图文编辑:董方伊 王晓静

责任编辑:陈媛媛